Hvad er en generalforsamling?

Foreningens øverste myndighed

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed og bør derfor prioriteres. De beslutninger, som tages på generalforsamlingen, kan ikke viges væk fra af bestyrelsen senere på året. Hvis der er noget, som er vedtaget på generalforsamlingen, som ønskes ændret midt på året, kan bestyrelsen indkalde til en ekstraordinær generalforsamling.

Hvem inviteres til generalforsamlingen?

Det er både bestyrelsesmedlemmer og alle foreningens medlemmer, der inviteres til den årlige generalforsamling. Man kan som bestyrelse med fordel gøre mødet så spændende som muligt for medlemmerne, så der kommer så mange som muligt. Jo flere man får engageret til foreningens frivillige arbejde, jo bedre. Og måske vil flere endda have lyst til at påtage sig det vigtige bestyrelsesarbejde.

Hvad er formålet med generalforsamlingen?

Det er til det store, årlige møde at man rigtig kan få fingeren på pulsen i forhold til, hvad der sker i foreningen og hvad foreningens medlemmer har af drømme og ønsker for foreningen.

Bestyrelsen har mulighed for at fortælle om, hvordan det forgange år er gået og hvad de har i støbeskeen. Og medlemmerne har mulighed for at komme med input og konstruktiv ris eller ros.

Her kan skabes en god stemning omkring foreningen og bestyrelsens arbejde, hvilket kan give motivation til at flere støtter op om foreningen og taler godt om den til andre relevante mennesker, som måske kan lokkes til at være med i fællesskabet.

Rent formelt har generalforsamlingen også til formål at sikre mangfoldighed og demokratisk proces og er også blevet et af de redskaber, som eventuelle pengeinstitutter bruger for at lære foreningen godt at kende. At pengeinstitutterne kender sine foreningskunder, er nemlig et af de lovmæssige krav fra Finans- og Datatilsynet og EU i kampen mod hvidvask og terrorfinansiering.

Hvad skal dagsordenen indeholde?

De følgende punkter er dem, der skal være på dagsordenen.

• Valg af dirigent/ordstyrer

• Årsberetning

• Godkendelse af det reviderede regnskab

• Forslag fra forsamlingen

• Bestyrelsesvalg

• Valg af suppleanter

• Eventuelt

Hvad laver dirigenten?

Dirigenten er generalforsamlingens ordstyrer. Denne person skal have læst vedtægterne forud for mødet og sætter sin underskrift på generalforsamlingsreferatet. Det kan eventuelt være dirigenten, der skriver referatet, men det kan også være en god idé, hvis man vælger en anden. Det skal dog være dirigenten, der underskriver. Ikke for at stå til regnskab for alt, der står i referatet, men for at han/hun bekræfter, at der er blevet skrevet et referat.

Hvad skal referatet indeholde?

Referatet skal indeholde alle punkterne fra dagsordenen, hvor man har skrevet det, som blev diskuteret og vedtaget under de enkelte punkter. Referatet kan bruges til, at alle i bestyrelsen og alle foreningens medlemmer kan danne sig et godt overblik over, hvad der sker i foreningen. Skriv gerne referatet med tanke på dem, der ikke kunne være til stede til generalforsamlingen, så de også kan holde sig opdaterede.

Husk at skrive, hvem der sidder i bestyrelsen, da dette skal stemme overens med de bestyrelsesmedlemmer, der angives i en eventuel indberetning og i andre formelle sammenhænge.

Kan vi slippe for at holde generalforsamling?

Hvis jeres forening har en bankkonto, skal I ifølge loven holde en generalforsamling mindst én gang om året. Det er nemlig referatet fra generalforsamlingen, som pengeinstituttet bruger som dokumentation – for eksempel når I indberetter via Unioo.

Derfor skal I samle jeres medlemmer én gang om året – det kan være en helt enkel sammenkomst – så I kan skrive et referat, der kan bruges til indberetningen. (Hvis I ikke ønsker en bankkonto, er det selvfølgelig ikke nødvendigt.)