Lav et godt referat
I det daglige bestyrelsesarbejde er dagsordenen og referatet vigtige værktøjer, der kan optimere tidsforbruget og potentialet i bestyrelsen. Desværre er der alt for mange referater, der aldrig bliver læst. Det skyldes ofte, at de er uinteressante, for lange og uoverskuelige. Både på kort og lang sigt er det en fordel for en bestyrelse at fokusere på kvaliteten af dagsordenen og referatet til bestyrelsesmøder.
Udgivet 2 min. læsning
Indhold
At få styr på indholdet og opbygningen af et referat er forholdsvis simpelt. Der findes gode værktøjer til at hjælpe, og herunder kan du se et eksempel og en skabelon. Et referat bør indeholde de beslutninger, der er truffet, samt vigtige oplysninger og synspunkter.
Typisk bruges et referat også som en tjekliste, så man på efterfølgende møder kan følge op på de beslutninger, der tidligere er truffet. Derfor er det naturligt at notere, hvem der udfører de opgaver, der er besluttet.
Du kan bygge et referat op med følgende indholdspunkter:
- Overskrift: Eksempelvis “Bestyrelsesmøde Oktober 2023”
- Dato og sted: Eksempelvis “12. Oktober, Klubhuset”
- Deltagere: Notér hvem der deltager og hvem der har meldt afbud. Angiv også referent og ordstyrer.
- Punktliste fra dagsorden: Angiv i punktform, hvem der har hvilke opgaver inden næste møde. Disse kan tages med i dagsordenen til næste møde.
- Beslutninger: Beskriv de beslutninger, der er truffet, evt. i et særskilt afsnit.
- Opgaver: Angiv i punktform, hvem der har hvilke opgaver inden næste møde. Disse kan tages med i dagsordenen til næste møde.
- Næste møde: Afslut mødet med at aftale dato og sted for næste møde samt eventuelle punkter til dagsordenen.
Gode råd
- Skriv kort og præcist: Beslutningerne er det vigtigste, så de må ikke drukne i et uoverskueligt referat. Hvis det er nødvendigt at medtage alt, hvad deltagerne har sagt om et emne, så vedlæg et bilag med et mere detaljeret referat.
- Notér ansvarlige: Angiv altid navnet på den eller de ansvarlige for alle opgaver.
- Hold det objektivt: Skriv informativt og undgå egne holdninger og kommentarer.
- Hurtig distribution: Afslut og send referatet til alle bestyrelsesmedlemmer og deltagere umiddelbart efter mødets afslutning.
Øvelse gør mester
Der skal skrives referat fra alle bestyrelsesmøder, og det kan kræve øvelse at mestre notatteknikker og overblik. Det kan derfor være en fordel, at det er den samme person, der skriver referat hver gang. Brug en skabelon til referatet, så referenten ikke skal bruge tid på opbygning og struktur, men kan fokusere på indholdet.
Ved at følge disse retningslinjer kan I sikre, at referaterne bliver læst og brugt aktivt i bestyrelsesarbejdet. Kvalitetsreferater bidrager til en effektiv og produktiv bestyrelse, hvor alle beslutninger og opgaver er klart definerede og lette at følge op på.
