Ny bestyrelse? Her er tjeklisten til en nem overdragelse

Overdragelse kræver struktur – ikke stress

Et bestyrelsesskifte markerer både et farvel og et nyt kapitel. Det er her, foreningens erfaring gives videre, og nye kræfter tager over.
Men uden en klar plan risikerer man, at vigtig viden går tabt eller at arbejdet går i stå i overgangsperioden.

Med en god tjekliste kan I sikre, at alt bliver overdraget korrekt – både digitalt, praktisk og juridisk.

Tjekliste: Det skal I huske, når en ny bestyrelse overtager

1. Dokumenter og referater

• Gennemgå og overdrag seneste referat fra generalforsamlingen – det danner grundlaget for den nye bestyrelse.
• Overdrag alle relevante bestyrelsesdokumenter – fx vedtægter, årsrapporter, tidligere mødereferater og budgetter.
• Gem og del dokumenterne digitalt, så alle i bestyrelsen har adgang (fx via Unioo).

2. Opdater oplysninger på Virk.dk

• Gå ind på Virk.dk og tjek, at bestyrelsens oplysninger er korrekte.
• Skift foreningens kontaktperson og adresse, hvis der er ændringer.
• Sørg for, at de rette personer står registreret som tegningsberettigede (dem, der må skrive under på foreningens vegne).

3. Bank og økonomi

• Kontakt foreningens pengeinstitut for at opdatere oplysninger om bestyrelsen.
• Sørg for, at nye bestyrelsesmedlemmer får adgang til foreningens konto – pengeinstituttet kan i denne forbindelse kræve en indberetning fra jer.
• Fjern eventuelle tidligere medlemmer som brugere.
• Hvis foreningen bruger Unioo’s indberetningsportal, registreres ændringerne i portalen og sendes direkte til pengeinstituttet – nemt og sikkert.
• Gennemgå budget og regnskab, så den nye kasserer starter med fuldt overblik.

4. Adgange og digitale værktøjer

• Saml en liste over alle foreningens digitale systemer – fx:
  • Unioo (medlemsstyring, kontingenter, filer)
  • Hjemmeside / webhotel
  • Sociale medier (Facebook, Instagram, LinkedIn, Meningspunktet)
  • Mailkonti og evt. nyhedsbreve
• Opdater passwords og adgange. Brug fælles login via foreningens officielle mail – ikke private adresser (med mindre det drejer sig om Unioo, hvor alle registreres med personlig profil).
• Aktiver den nye bestyrelse i jeres digitale system, så filer, opgaver og medlemsdata automatisk følger med.

5. Samarbejdspartnere og netværk

• Informér evt. kommunen, DGI, DIF, fonde og sponsorer om bestyrelsesskiftet.
• Tjek eventuelle igangværende fondsansøgninger og ret kontaktoplysninger.
• Opdater kontaktpersoner hos jeres leverandører – fx rengøring, forsikring, it eller halbooking.

6. Hjemmeside og kommunikation

• Opdater hjemmesiden med den nye bestyrelse og deres kontaktoplysninger.
• Sørg for, at referatet fra generalforsamlingen offentliggøres (fx på foreningens hjemmeside eller i Unioo).
• Sørg for, at mailadresser, telefonnumre og links til sociale medier peger de rigtige steder hen.
• Gennemgå evt. jeres foreningsprofil på Unioo – den fungerer som en mini-hjemmeside og er let at opdatere.

7. Økonomi og kontingenter

• Gennemgå, hvordan kontingenter opkræves – og hvornår næste betaling skal udsendes.
• Tjek, at medlemslister og betalingsoversigter er korrekte.
• Overvej at automatisere opkrævningen via Unioo, så ingen skal holde styr på betalinger manuelt.

8. Fysiske ejendele og nøgler

• Overdrag nøgler, adgangskort og eventuelle kodeord til lokaler.
• Lav en hurtig gennemgang af foreningens udstyr og inventar – fx pc’er, kasser, redskaber, kaffemaskiner og telte.
• Notér, hvem der har ansvaret for hvad, så intet forsvinder i overgangen.

9. Forsikringer og aftaler

• Tjek, at foreningens forsikringer dækker korrekt, og at de nye bestyrelsesmedlemmer er omfattet.
• Gennemgå aftaler med leverandører, abonnementer og kontrakter – og ret kontaktpersoner, hvis nødvendigt.

10. Samtale og videregivelse

• Afhold et kort overdragelsesmøde, hvor den afgående bestyrelse deler erfaringer, råd og opmærksomhedspunkter.
• Det er også her, man kan overlevere nøgler, give adgang til Unioo og svare på spørgsmål fra de nye.
• En god dialog gør overgangen tryg – for alle.

Ekstra tip: Gør det digitalt fra start

Jo mere I samler ét sted, jo nemmere bliver fremtidige overdragelser.
Med et system som Unioo ligger alt samlet: Filer, referater, medlemsdata, kontingenter og foreningens offentlige profil. Når en ny bestyrelse overtager, kan de aktiveres med få klik – uden at noget går tabt.

Struktur giver frihed

Når bestyrelsesskiftet er godt planlagt, får de nye medlemmer overskud til det vigtigste: At skabe aktiviteter, trivsel og fællesskab.
En gennemarbejdet tjekliste og et digitalt system sikrer, at ingen opgaver, filer eller aftaler falder mellem stolene – og at foreningen står stærkt fra første dag.