Hvordan undgår I tomme pladser til jeres arrangementer?

Der er næsten ikke noget mere frustrerende end at have planlagt et flot foreningsarrangement – og så stå med tomme stole på dagen. Heldigvis er der mange ting, I kan gøre for at fylde salen, skabe god stemning og få alle de frivilliges indsats til at være umagen værd.

Her er en række råd, der kan hjælpe jer til at undgå tomme pladser.

 

1. Start markedsføringen i god tid

Jo tidligere I begynder at fortælle om arrangementet, jo bedre. Brug både sociale medier, nyhedsbreve, plakater i lokalområdet og personlige invitationer. Mange har travle kalendere – så sørg for, at jeres event er skrevet ind i tide.

 

2. Gør billetsalget nemt

Hvis folk skal sende mails, lave bankoverførsler eller stå i kø på dagen, er risikoen stor for, at de springer fra. Tilbyd digitale løsninger, hvor man kan købe billet på få klik – og husk at tilbyde både mobile og desktop-venlige muligheder.

Unioos billetsystem gør det let og overskueligt at klare billetsalget.

 

3. Skab en “det vil jeg ikke gå glip af”-følelse

Folk køber billet, når de føler, at arrangementet er noget særligt:

• Fremhæv unikke oplevelser eller gæster.

• Brug billeder og videoer fra tidligere events.

• Del personlige historier fra deltagere.

• Reklamér med, at man skal huske at bestille billet, fordi der er et begrænset antal billetter.

4. Engager jeres medlemmer som ambassadører

Bed jeres medlemmer og frivillige om at dele eventet i deres netværk. En personlig anbefaling fra en ven har ofte langt større effekt end en annonce på sociale medier. Overvej små incitamenter – fx “tag en ven med gratis” eller “del eventet og vind en billet”.

5. Husk påmindelserne

Selv når folk har købt billet, kan de glemme arrangementet. Send påmindelser et par dage før – og på selve dagen. Brug e-mail, sms eller sociale medier. Korte beskeder som: “Vi glæder os til at se dig i morgen – dørene åbner kl. 18. Husk din billet!” gør en stor forskel.

 

6. Tilbyd alternativer til dem, der ikke kan møde fysisk

Hvis det giver mening, kan livestream eller optagelser være en god løsning. Det viser, at I tænker på alle – og giver mulighed for at “være med” selv for dem, der ikke kunne møde op.

7. Evaluer og lær af erfaringerne

Efter hvert event kan I spørge deltagerne:

• Hvorfor meldte du dig til?

• Hvorfor kunne du (måske) ikke deltage alligevel?

• Hvad gjorde, at du havde lyst til at komme?

Svarene kan bruges til at planlægge endnu bedre næste gang – og sikre færre tomme pladser.

Fællesskab kræver fyldte stole

Skulle der alligevel være færre tilmeldte, end I havde håbet, er det en god idé at fjerne de tomme stole, finde en mindre lokation eller et mindre lokale eller booke en mindre scene, så det ikke virker tomt.

Et arrangement er altid mest vellykket, når der er liv i salen og energi i fællesskabet. Ved at gøre det nemt, skabe forventning, bruge jeres netværk aktivt og huske påmindelser, kan I minimere antallet af tomme pladser. Det betyder gladere deltagere, stolte frivillige og stærkere foreningsliv.