Krisehåndtering i foreningen – skriv en krisehåndbog, der kan bruges i praksis

Ingen forening ønsker at stå i en krisesituation. Men hvad gør man, hvis ulykken rammer under et event, hvis en konflikt i bestyrelsen eskalerer, eller hvis der opstår problemer med økonomien?

En krise kan både skade foreningens fællesskab, ry og fremtid. Derfor er det en god idé at udarbejde en krisehåndbog, der giver klare retningslinjer for, hvad man gør – og hvem der har ansvaret. Når først krisen rammer, er det nemlig sjældent, man har overskud til at tænke klart og lave planen fra bunden.

 

Hvorfor have en krisehåndbog?

• Skaber tryghed: Medlemmer og frivillige ved, at der er styr på situationen.

• Sikrer hurtig handling: Når roller og procedurer er beskrevet, kan I handle hurtigt og undgå kaos.

• Bevarer troværdighed: En forening, der håndterer kriser professionelt, mister ikke lige så let omverdenens tillid.

• Forebygger eskalering: Mange problemer kan stoppes i opløbet, hvis der findes en klar plan.

 

Hvilke typer kriser kan en forening møde?

• Ulykker ved arrangementer – fx til sportskampe, koncerter eller fester.

• Hændelser ifm. daglig drift – fx dødsfald, alvorlig sygdom eller alvorlige ulykker.

• Økonomiske problemer – fx underskud, svindel eller manglende kontingentbetaling.

• Personlige konflikter – fx mellem bestyrelsesmedlemmer eller frivillige.

• Omdømmekrise – fx ved uheldige historier i medierne eller dårlig omtale på sociale medier.

• Lov- og regelbrud – fx brud på GDPR, alkoholregler eller sikkerhedskrav.

Sådan skriver I en krisehåndbog

En krisehåndbog skal ikke være lang og teoretisk. Den skal være kort, klar og brugbar i praksis. Her er de vigtigste elementer:

1. Kontaktpersoner og ansvar

   • Hvem er kriseansvarlig (typisk formand eller næstformand)?

   • Hvem kontaktes i hvilke situationer (fx politi, ambulance, kommune, bank)?

2. Handlingsplaner for de mest sandsynlige kriser

   • Ulykke under event → ring 112, informer kontaktperson, sørg for ro blandt gæster.

   • Økonomisk problem → stop udbetalinger, orienter bestyrelsen, kontakt revisor/bank.

   • Omdømmekrise → aftal én talsperson, der udtaler sig, og saml fakta før kommunikation.

3. Kommunikation

   • Internt: Hvordan orienteres bestyrelsen, frivillige og medlemmer?

   • Eksternt: Hvem taler med presse, samarbejdspartnere eller offentligheden?

4. Forebyggelse og læring

   • Tjekliste for sikkerhed ved events.

   • Årlig gennemgang af økonomi og kontrolprocedurer.

   • Evaluering efter en krise – hvad lærte vi, og hvad skal justeres?

Gør håndbogen let at finde og bruge

• Opbevar den både digitalt og fysisk.

• Sørg for, at alle i bestyrelsen har adgang.

• Gennemgå den en gang om året, så den altid er opdateret.

• Træn evt. små “hvad nu hvis”-scenarier på bestyrelsesmøder.

Når foreningen står stærkt – selv i krisetider

En krisehåndbog fjerner ikke risikoen for, at noget går galt. Men den giver jer ro, overblik og handlekraft, når det uventede sker. Med klare retningslinjer viser I, at I tager ansvar – og det skaber tillid både internt i foreningen og udadtil.

En god krisehåndbog er en investering i både tryghed, fællesskab og foreningens fremtid.