Kommunikation før, under og efter et event – sådan gør I det nemt

Et godt event handler ikke kun om selve dagen. Kommunikation er nøglen til at skabe forventning, give deltagerne en god oplevelse og sørge for, at de husker jeres forening bagefter. Mange foreninger undervurderer, hvor vigtig kommunikation er – og hvor meget lettere det bliver, hvis man har en plan.

Her er en enkel guide til, hvordan I kan kommunikere effektivt før, under og efter jeres arrangement.

 

Før eventet: Skab forventning og synlighed

1. Start i god tid
   Begynd markedsføringen, så snart datoen er på plads. Brug både sociale medier, nyhedsbrev, opslag i lokalområdet og personlig kontakt.

2. Fortæl hvad man får
   Fremhæv, hvad der gør eventet særligt – er det fællesskabet, en spændende gæst, musik, mad eller muligheden for at støtte foreningen?

3. Gør tilmeldingen enkel
   Jo nemmere det er at købe billet eller tilmelde sig, desto flere gør det. Undgå lange mails og bankoverførsler

Med Unioos billetsalg kan deltagerne købe billet på få klik, mens bestyrelsen får et godt overblik.

 

Under eventet: Hold deltagerne engagerede

1. Byd velkommen tydeligt
   Start med en kort velkomst, så deltagerne føler sig set og værdsat. Giv praktisk info: Hvor er toilettet, hvordan foregår programmet, hvor kan man finde mad og drikke?

2. Del stemningen online
   Brug billeder og små videoer undervejs – på foreningens sociale medier eller jeres hjemmeside. Det skaber liv og viser, at eventet er godt besøgt.

3. Giv plads til dialog
   Lad deltagerne stille spørgsmål, kommentere eller dele egne billeder. Når folk interagerer, bliver de mere investerede i oplevelsen.

 

Efter eventet: Fasthold relationen

1. Sig tak
   Send en kort tak til deltagerne – både via mail, sociale medier og måske en personlig besked til frivillige.

2. Del resultaterne
   Fortæl, hvor mange der deltog, hvad I fik ud af eventet, og hvad pengene skal bruges til, hvis der var overskud.

3. Vis glimt fra dagen
   Upload billeder og videoer, så deltagerne kan genopleve stemningen – og andre får lyst til at deltage næste gang.

4. Invitér videre
   Slut af med at pege fremad: “Vi glæder os til at se jer til sommerfesten i juni” eller “Vil du være frivillig næste gang?”

God kommunikation skaber liv i foreningen

Når I kommunikerer tydeligt og i flere faser – før, under og efter – får deltagerne en langt bedre oplevelse. De føler sig velkomne, husker oplevelsen længere og får lyst til at komme igen. For bestyrelsen giver det også bedre overblik, flere deltagere og et stærkere fællesskab.

Kommunikation er ikke ekstraarbejde – det er det, der får jeres events til at leve.