Budget og billetpris: Sådan får I jeres event til at hænge sammen

Et vellykket foreningsevent kan samle medlemmer, skabe fællesskab og give overskud til kassen. Men hvad koster det egentlig at holde et event – og hvordan laver man et budget, der hænger sammen?

Her får I en guide til at forstå udgifter, indtægter og billetsalg, så I kan planlægge uden ubehagelige overraskelser.

 

Første skridt: Lav et realistisk budget

Et godt eventbudget handler ikke om at gætte, men om at skabe overblik. Start med to kolonner: Udgifter og Indtægter.

 

Typiske udgifter

• Lokale eller venue – leje af hal, sal eller telt.

• Forplejning – mad, drikkevarer, snacks.

• Udstyr – lyd, lys, scene, borde og stole.

• Markedsføring – plakater, annoncer, sociale medier.

• Tilladelser og forsikringer – fx hvis I serverer alkohol eller holder udendørsarrangement.

• Underholdning – musik (husk Koda), foredragsholder eller instruktør.

• Diverse – pynt, dekoration, transport, rengøring.

Lav gerne en post til “uforudsete udgifter” (ca. 10 % af budgettet). Det giver ro, hvis noget bliver dyrere end forventet.

Typiske indtægter

• Billetsalg – den mest almindelige indtægtskilde.

• Sponsorater – lokale virksomheder, der støtter økonomisk eller med produkter.

• Tilskud – kommunale midler eller fonde.

• Salg på dagen – kaffe, kage, øl eller lodsedler.

 

Billetsalg – hvordan fastsætter man prisen?

Når I kender jeres udgifter og indtægter, skal I finde billetprisen. Her er et simpelt regnestykke:

(Samlede udgifter – forventede sponsorater/tilskud) ÷ Forventet antal deltagere = minimum billetpris.

Eksempel:
Udgifter: 20.000 kr.
Sponsorater: 5.000 kr.
Forventet deltagere: 200
= Minimum billetpris: 75 kr.

Hvis I vil skabe overskud, kan I lægge lidt oveni.

Digitale billetter giver bedre overblik

Med online billetsalg får I styr på:

• Hvor mange billetter er solgt.

• Hvilke billetter der er mest populære (fx voksen/barn).

• Økonomi og deltagerliste samlet ét sted.

Med Unioos billetsystem bliver budget, billetsalg og økonomi koblet sammen, så bestyrelsen altid har det fulde overblik.

Gode råd til budgettering

• Lav budgettet tidligt – så I kan søge sponsorater og tilskud i god tid.

• Vær realistiske – regn ikke med fuldt hus, men basér jer på 60-80 % af kapaciteten.

• Følg op løbende – justér undervejs, hvis udgifter ændrer sig.

• Evaluer efter eventet – sammenlign budget med faktiske tal og lær til næste gang.

 

Research trends og målgruppe

I jeres overvejelser omkring billetpris, kan I med fordel også lave lidt research omkring:

• Markedstrends: Hvad koster lignende arrangementer i jeres område?

• Historik: Hvad har I solgt billetter for tidligere? Justér for inflation.

• Demografi: Prisniveauet kan være forskelligt i en landsby vs. en storby.

• Målgruppe: Hvad vil og kan jeres målgruppe betale?

Overvej flere billettyper og rabatter

For at optimere billetsalget, kan I overveje:

• Early bird billetter – billigere for de hurtige.

• Mængderabat – fx 2 for 1 eller grupperabat.

• Studerende/seniorer – rabat til særlige målgrupper.

• Familievenlige priser – børnebilletter eller gratis adgang for de mindste.

• Del-og-spar – rabat til dem, der hjælper med at sprede budskabet online.

 

Overblik giver overskud – også i fællesskabet

Et event skal være sjovt og styrke fællesskabet. Med et gennemtænkt budget og en klar plan for billetsalg, kan I fokusere på det vigtigste: At skabe en god oplevelse for medlemmer og gæster.

Kort sagt: Jo bedre økonomien er planlagt, jo mere overskud får I – både i kassen og blandt de frivillige.