GDPR

1. Indholdsfortegnelse

• 2. Præambel
• 3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
• 4. Databehandleren handler efter instruks
• 5. Fortrolighed
• 6. Behandlingssikkerhed
• 7. Anvendelse af underdatabehandlere
• 8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
• 9. Bistand til den dataansvarlige
• 10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
• 11. Sletning og returnering af oplysninger
• 12. Revision, herunder inspektion
• 13. Parternes aftale om andre forhold
• 14. Ikrafttræden og ophør
• 15. Bilag A – Oplysninger om behandlingen
• 16. Bilag B – Underdatabehandlere
• 17. Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
• 18. Bilag D – Parternes regulering af andre forhold

2. Præambel

2.1 Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2.2 Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

2.3 I forbindelse med leveringen af databehandlerens system i henhold til Betingelserne af Januar 2025 behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

2.4 Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

2.5 Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

• Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
• Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
• Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
• Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.

2.6 Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

2.7 Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

3.1 Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

3.2 Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3.3 Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Databehandleren handler efter instruks

4.1 Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

4.2 Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

4.3 Opretholder den dataansvarlige instruksen, uanset databehandlerens underretning, skal den dataansvarlige friholde og skadesløsholde databehandleren for ethvert afledet ansvar for at handle i overensstemmelse med instruksen. Databehandleren er berettiget til ikke at udføre instruksen, hvis det indebærer, at databehandleren vil handle i strid med forpligtelser og krav, der påhviler databehandleren direkte.

5. Fortrolighed

5.1 Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

5.2 Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

6.1 Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

6.2 Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

• Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
• Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
• Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
• En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed

6.3 Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

6.4 Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

6.5 Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

7.1 Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

7.2 Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

7.3 Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med 14 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

7.4 Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

7.5 Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

7.6 Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

7.7 Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

8.1 Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8.2 Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

8.3 Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

• Overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
• Overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
• Behandle personoplysningerne i et tredjeland

8.4 Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

8.5 Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

9.1 Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

9.2 Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

• Oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
• Oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
• Indsigtsretten
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning (“retten til at blive glemt”)
• Retten til begrænsning af behandling
• Underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet
• Retten til indsigelse
• Retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

9.3 I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

• Den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed
• Den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko
• Den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en konsekvensanalyse
• Den dataansvarliges forpligtelse til at høre tilsynsmyndigheden, hvis en konsekvensanalyse viser høj risiko uden tilstrækkelige foranstaltninger

9.4 Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

10.1 Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

10.2 Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 72 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

10.3 I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

• Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
• De sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
• De foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger

10.4 Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

11.1 Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

12. Revision, herunder inspektion

12.1 Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

12.2 Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

12.3 Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

13.1 Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Ikrafttræden og ophør

14.1 Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

14.2 Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

14.3 Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

14.4 Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

15. Bilag A – Oplysninger om behandlingen

A.1 Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er at den dataansvarlige, kan anvende databehandlerens system (“Systemet”), som ejes og administreres af databehandleren og som beskrevet i Betingelserne af Januar 2025.

Systemet er målrettet til foreninger, som er dataansvarlige for det foreningsdata de behandler. Foreningerne har i Systemet et værktøj til at samle bestyrelsens arbejde, dokumenter og kommunikation, medlemsadministration, herunder medlemsindbetalinger, mødeindkaldelser og anden medlemskommunikation. Systemet gør det også muligt at videregive data mellem foreningen og foreningens bankforbindelse.

A.2 Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Systemet hostes af databehandleren, der således opbevarer oplysninger som den dataansvarlige indtaster og/eller uploader i Systemet, men databehandleren kan også behandle, importere, videregive og/eller slette oplysningerne.

Systemet hostes af databehandleren, der således opbevarer oplysninger som den dataansvarlige indtaster og/eller uploader i Systemet, men databehandleren kan også behandle, importere, videregive og/eller slette oplysningerne.

A.3 Typer af personoplysninger om de registrerede

Oplysningerne omhandler primært foreningen og foreningens aktivitet, men vil naturligvis indeholde personoplysninger.

Databehandleren behandler følgende oplysninger om den dataansvarliges ledelsesmedlemmer: Kontaktinformationer (f.eks. navn, adresse, telefon, e-mail) og oplysninger indeholdt i referater eller andet uploadet materiale om foreningen, medlemskab i foreningen, kontingent og opkrævninger, rolle i bestyrelsen, information om bestyrelsesarbejde og opgaver samt kopi af legitimationsdokumenter til brug for KYC hos banken (sygesikring, kørekort eller pas), herunder CPR nummer.

Databehandleren behandler følgende oplysninger om den dataansvarliges foreningsmedlemmer: Kontaktinformationer (f.eks. navn, adresse, telefon, e-mail) og oplysninger indeholdt i referater eller andet uploadet materiale om foreningen, medlemskab i foreningen, kontingent og opkrævninger.

Databehandleren behandler følgende oplysninger om andre Individer, der måtte fremgå af dokumenter og kommunikation som den dataansvarlige opbevarer i Systemet: Oplysninger der fremgår i referater eller andet uploadet materiale om foreningen.

Databehandleren behandler følgende oplysninger om ansatte hos den dataansvarlige: Kontaktinformationer (f.eks. navn, adresse, telefon, e-mail) og oplysninger indeholdt i referater eller andet uploadet materiale om foreningen.

Systemet er ikke indrettet eller beregnet til at behandle særlige kategorier af oplysninger (følsomme personoplysninger), og den dataansvarlige forpligter sig derfor til ikke at registrere og/eller uploade følsomme personoplysninger i Systemet (hvad er følsomme personoplysninger?).

A.4 Kategorier af registrerede

• Den dataansvarliges ledelsesmedlemmer
• Den dataansvarliges foreningsmedlemmer
• Andre individer der måtte fremgå af dokumenter og kommunikation som den dataansvarlige opbevarer i Systemet
• Ansatte hos den dataansvarlige

A.5 Varighed

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne. Databehandleren vil slette oplysningerne senest 30 dage efter endt aftaleophør.

16. Bilag B – Underdatabehandlere

B.1 Godkendte underdatabehandlere

Databehandlerens System er afhængig af en række underleverandører for at kunne operere. Sådanne underdatabehandlere er tredjepartsleverandører i og uden for EU/EØS.

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere.

B.2 Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Den generelle varslingsfrist følger af Bestemmelsernes punkt 7.3, dvs. 14 dage.

17. Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1 Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Databehandleren må behandle personoplysninger i det omfang det er nødvendigt for at levere tjenesten til den dataansvarlige.

Den dataansvarlige instruerer databehandleren i at opbevare oplysningerne på vegne af den dataansvarlige og videregive dem til tredjeparter (f.eks. den dataansvarliges bank), hvis den dataansvarlige anvender denne funktion i Systemet.

Databehandleren er ligeledes instrueret i at videregive kontaktoplysninger (navn, telefonnummer og e-mailadresse) om den dataansvarliges bestyrelsesmedlemmer til den bank, som den dataansvarlige har tilknyttet via Systemet.

Den dataansvarlige instruerer også databehandleren i at sende udsende notifikationer pr. e-mail eller sms på vegne af den dataansvarlige, såfremt den dataansvarlige anvender denne funktion i Systemet.

Desuden skal databehandleren:

• Om fornødent, bistå den dataansvarlige med import af oplysninger til Systemet
• Opbevarer de data som den dataansvarlige overlader til Databehandleren i et cloud miljø
• tilgår oplysninger i det omfang det er nødvendigt for support og vedligeholdelse

C.2 Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle: at der som altovervejende hovedregel behandles almindelige typer oplysninger (og ikke følsomme oplysninger), men at der også kan behandles f.eks. kopi af legitimationsdokumenter der indeholder CPR nummer til brug for KYC krav overfor den dataansvarliges bank.

Datasikkerhed prioriteres højt hos databehandleren, der arbejder seriøst med databeskyttelse og tager udgangspunkt i anerkendte sikkerhedsstandarder. Databehandleren har implementeret sikkerhedsforanstaltninger, der skal sikre databeskyttelse for alle de behandlede oplysninger. Databehandleren gennemfører tillige regelmæssigt interne opfølgninger i forhold til tilstrækkeligheden og efterlevelsen af politikker og foranstaltninger.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

• Databehandleren har opsat foranstaltninger for medarbejdere, der kan tilgå de behandlede oplysninger. Der er opsat forskellige niveau af adgange, og opnås der adgang, bliver dette logget.
• Databehandleren tager jævnligt backup af data som foranstaltning for fysiske nedbrud eller tekniske hændelser, der måtte påvirke driften. Disse backups er fordelt på forskellige datacentre for at undgå, at fysiske nedbrud vil have permanente konsekvenser for softwarens drift.
• Det er et krav at alt transmittering af data foregår på en krypteret forbindelse. Personoplysninger slettes effektivt og på en sikker måde ved bortskaffelse af IT-udstyr.
• Personoplysninger opbevares ikke i udskrevet form. Medarbejdere hos databehandleren må ikke printe eller udtrække oplysninger fra Systemet.
• Databehandleren vil sikre, at data der behandles i Systemet er krypteret (“at rest” og “in transit”).
• Databehandleren sikrer at aktiviteter i systemet logges med henblik på generel monitorering, sikkerhed og vedligehold af systemer, der behandler oplysningerne. Logs benyttes til at verificere oppetid af Systemet samt håndtere uventede fejl med mere.

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

Den dataansvarlige har selv via sin brugerkonti adgang til at administrere, udtrække og slette oplysninger, der opbevares af databehandleren. Modtager databehandleren selv anmodninger fra datasubjekter om indsigt i oplysninger, der behandles for den dataansvarlige vil sådanne anmodninger videresendes til den dataansvarlige.

Databehandleren stiller den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Databehandleren monitorer løbende sine systemer og har etableret interne procedurer og processer, der sikrer information til den dataansvarlige i tilfælde af persondatasikkerhedsbrud.

Databehandleren yder sådan anden bistand end specifikt nævnt ovenfor som den dataansvarlige måtte anmode om til opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelser efter pkt. 9.1 og 9.2, herunder bl.a. deltagelse i udarbejdelse af konsekvensanalyser. For sådan bistand er databehandleren berettiget til betaling efter medgået tid. Den fastsatte timetakst er DKK 950 ekskl. moms.

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

Den dataansvarlige har adgang til selv at slette oplysninger i den dataansvarliges brugerkonti.

Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren slette personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige generelle godkendelse ske på andre lokaliteter de, der følger af bilag B for underdatabehandlere.

Godkendte behandlingslokationer for databehandleren er databehandlerens adresse, som liste indledningsvist i disse Bestemmelser.

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af de i bilag B nævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten.

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, herunder f.eks. ved at godkende en underdatabehandler i et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

I forhold til godkendte tredjelandsoverførsler gælder følgende:

• at det tilsikres, at der er indgået en aftale om overførsel af personoplysninger i henhold til EU-kommissionens standardkontraktsbestemmelser (EU Standard Contractual Clauses) eller at overførsler kan ske på andet grundlag fx EU US Data Privacy Framework, og
• at der er foretaget supplerende foranstaltninger (fx kryptering) ved overførsler af data til usikre tredjelande, som ikke vurderes at have et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau efter GDPR.

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Når det vurderes påkrævet, kan den dataansvarlige føre tilsyn med databehandleren.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.

Den dataansvarlige skal underrette databehandleren om sit ønske om at gennemføre inspektion med 4 ugers varsel og med angivelse af hvilke specifikke forhold, der ønskes inspiceret. Den dataansvarlige og databehandleren aftaler tidspunkt, tema, tilrettelæggelse, varighed, sikkerhed og fortrolighed for inspektionen.

Baseret på resultaterne af erklæringen/inspektionsrapporten, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Den dataansvarlige og databehandleren er enige om, at databehandleren honoreres efter medgået tid for den bistand, som databehandleren yder til den dataansvarlige i henhold til Bestemmelsernes afsnit 12, herunder som beskrevet i dette bilag C, punkt C7.

C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Databehandleren skal løbende kontrollere, at de udvalgte underleverandører fortsat lever op til de påkrævede tekniske og organisatoriske foranstaltninger og det påkrævede sikkerhedsniveau.

Hvis underdatabehandleren udarbejder og offentliggør revisionsrapporter, der dokumenterer og bekræfter, at underdatabehandleren behandler data i overensstemmelse med forpligtelserne heri, er databehandleren ikke forpligtet til at foretage yderligere kontrolskridt.

Databehandleren og underdatabehandleres eventuelle omkostninger i forbindelse med afholdelse af et fysisk tilsyn eller inspektion hos underdatabehandleren, afholdes af den dataansvarlige. Databehandleren og eventuelle underdatabehandlere er herudover berettiget til vederlag for den medgåede tid til inspektionen.

18. Bilag D – Parternes regulering af andre forhold

Med henvisning til Bestemmelsernes punkt 4.1. anerkender den dataansvarlige, at i den udstrækning, der anvendes godkendte underdatabehandlere udenfor EU, jf. bilag B, vil disse også være omfattet af lokal lovgivning. Dataeksportøren vil sikre sig, at oplysningerne er tilstrækkeligt beskyttet af dataimportøren.

Aftalen inkl. kontaktoplysninger kan findes, når du logger ind i systemet.

Til toppen