Lav en dagsorden

Formålet med en dagsorden

Et bestyrelsesmøde kan blive en rodet affære, hvis ikke der i god tid og minimum 2-3 dage før, har været udsendt en dagsorden. Det giver deltagerne mulighed for at sætte sig ind i, hvad mødet handler om og tid til eventuel forberedelse.

I en travl hverdag, kan det nemt ende med at der bliver sendt en hurtig tilpasset standardskabelon eller dagsordenen fra sidste møde ud. Der vil altid være nogle punkter som “Siden sidst” og “Eventuelt”, der går igen. Men overvej at bruge nogle få minutter ekstra, hvor du formulerer en sigende overskrift til dine punkter og eventuelt en uddybende tekst til hvert punkt. Er der et punkt der hedder eksempelvis “Hjemmeside”, så det i stedet bliver “Ny Hjemmeside – gennemgang af tilbud, tidsplan og indhold”.

Lav en gennemarbejdet dagsorden

Hvis du bruger lidt ekstra tid på dagsordenen og sender den ud i god tid. Eventuelt allerede sammen med mødeindkaldelsen. Så vil du opleve at I når meget mere på møderne og har mere tid til de vigtige beslutninger. Mødedeltagerne vil være bedre forberedt på hvad de skal opnå på mødet og de vil bevidst eller ubevidst have taget stilling til mødets relevans og indhold.

Hvis I har tendens til at tiden løber fra Jer på møderne og de enkelte punkter tager for lang tid, eller bliver blandet sammen. Så kan du også forberede deltagerne på hvor omfattende du mener de forskellige punkter på dagsordenen skal være, allerede inden mødet. Det gør du ved at sætte tidsangivelse ud for de enkelte punkter. Så punktet om “Ny hjemmeside” får tilføjet (35 minutter). Punktet “Siden sidst” (10 minutter). Så har du allerede inden mødet en forventningsafstemning og en god hjælp til at være mere effektiv på mødet.

Nogle gode råd til at lave en god dagsorden:

• Tilpas din skabelon til dagsorden, så du får præcise uddybende overskrifter.
• Uddyb punkterne med en kort beskrivelse, så deltagerne bedre kan forberede sig.
• Navngiv eventuelle opgaver
• Angiv evt. Tidsangivelse til de enkelte punkter
• Meddelelser og orienteringer, bør ligge til sidst på mødet.
• Send dagsordenen ud i god tid.

Eksempel på mødeindkaldelse og dagsorden:

1. Velkommen (2 min)
2. Gennemgang (evt. godkendelse) af referat fra sidste møde (10 min)
3. Siden sidst (10 min)
4. Status på projektet på Grønningen (10 min)
   • Opsummering (Peter)
   • Økonomi (Peter)
   • Godkendelse fra kommunen (Lise)
5. Udarbejdelse af Årshjul (40 min)
   • Oplæg/forslag (Lise & Jens)
6. Ny hjemmeside (25 min)
   • Gennemgang af tilbud (Natalie)
   • Tidsplan (Naialie)
   • Gennemgang af tilbud (Natalie)
7. Dato for næste møde (5min)
8. Eventuelt

Unioo gør det nemt

Der findes værktøjer til at hjælpe med en god dagsorden og til at holde styr på mødeindkaldelse, udsendelse, mødedeltagere og punkter til dagsordenen. Hvis der sendes ud i god tid, kan deltagerne nå at forberede sig og komme med input og hjælp til at opnå et bedre møde. Du kan bruge Unioo til at organisere alt dit bestyrelsesarbejde