Formålet med en dagsorden
Et bestyrelsesmøde kan blive kaotisk, hvis der ikke udsendes en dagsorden i god tid, minimum 2-3 dage før mødet. Dette giver deltagerne mulighed for at forberede sig og sætte sig ind i mødetemaerne.
I en travl hverdag ender det ofte med, at en hurtigt tilpasset standarddagsorden eller dagsordenen fra sidste møde bliver sendt ud. Der vil altid være nogle faste punkter som "Siden sidst" og "Eventuelt". Overvej at bruge nogle få ekstra minutter på at formulere præcise og sigende overskrifter til dine punkter samt en kort beskrivelse af hvert punkt. For eksempel kan punktet "Hjemmeside" omformuleres til "Ny Hjemmeside – gennemgang af tilbud, tidsplan og indhold".
Lav en gennemarbejdet dagsorden
Hvis du bruger lidt ekstra tid på dagsordenen og sender den ud i god tid, eventuelt sammen med mødeindkaldelsen, vil du opleve, at I når meget mere på møderne og har mere tid til de vigtige beslutninger. Mødedeltagerne vil være bedre forberedt på, hvad de skal opnå på mødet, og vil bevidst eller ubevidst have overvejet mødets relevans og indhold.
Hvis I har tendens til, at tiden løber fra jer på møderne, og de enkelte punkter tager for lang tid eller bliver blandet sammen, kan du forberede deltagerne på, hvor omfattende de forskellige punkter på dagsordenen skal være. Dette gør du ved at sætte tidsangivelser ud for de enkelte punkter. For eksempel kan punktet "Ny hjemmeside" få tilføjet (35 minutter) og punktet "Siden sidst" (10 minutter). På den måde har I en forventningsafstemning inden mødet, hvilket hjælper med at gøre mødet mere effektivt.
6 gode råd til at lave en god dagsorden:
- Tilpas din skabelon til dagsorden, så du får præcise uddybende overskrifter.
- Uddyb punkterne med en kort beskrivelse, så deltagerne bedre kan forberede sig.
- Navngiv eventuelle opgaver tydeligt.
- Angiv tidsrammer for de enkelte punkter.
- Placer meddelelser og orienteringer til sidst på mødet.
- Send dagsordenen ud i god tid.
Ved at følge disse råd kan du sikre, at dine bestyrelsesmøder bliver mere strukturerede, effektive og produktive. En god dagsorden skaber klare forventninger og hjælper med at holde mødet på sporet, hvilket fører til bedre beslutninger og en mere tilfredsstillende mødeoplevelse for alle deltagere. Brug evt. Unioo’s mødeværktøj til at skrive dagsorden i. Den sendes til bestyrelsesmedlemmerne direkte inde fra systemet, og når mødet går i gang, skriver I referat direkte inde i dagsordenen. Referatet sendes så automatisk ud til alle efter mødet.
Unioo gør det nemt
Der findes værktøjer til at hjælpe med en god dagsorden og til at holde styr på mødeindkaldelse, udsendelse, mødedeltagere og punkter til dagsordenen. Hvis der sendes ud i god tid, kan deltagerne nå at forberede sig og komme med input og hjælp til at opnå et bedre møde. Du kan bruge Unioo til at organisere alt dit bestyrelsesarbejde
Læs flere artikler
