Tjekliste: Alt I skal huske til et foreningsarrangement

Et vellykket foreningsarrangement kræver planlægning – og der er mange detaljer at holde styr på. Det kan hurtigt føles uoverskueligt, men med en tjekliste bliver det lettere for bestyrelsen og de frivillige at bevare overblikket.

Her får I en praktisk tjekliste, som I kan bruge til jeres næste event.

 

Før arrangementet

• Formål og målgruppe – Hvorfor holder I arrangementet og hvem skal det henvende sig til
• Dato og sted – Book lokaler i god tid og tjek at de passer til deltagerantal og behov.
• Budget – Lav et realistisk budget med både udgifter og forventede indtægter.
• Program – Fastlæg aktiviteter, talere eller underholdning.
• Tilladelser – Undersøg, om I skal søge tilladelser hos kommune, politi eller andre myndigheder (fx ved udendørsarrangementer).
• Frivillige og roller – Fordel opgaverne: Hvem står for mad, entré, teknik, oprydning osv.
• Billetsalg og tilmelding – Gør det nemt at købe billet eller melde sig til – gerne digitalt. Med Unioo kan billetsalg ordnes nemt og billigt.
• Markedsføring – Lav en plan for sociale medier, plakater, mails og personlige invitationer.

Under arrangementet

• Velkomst – Sørg for en tydelig start, hvor alle føler sig velkomne.
• Praktisk info – Informér om toiletter, program, pauser og forplejning.
• Tjek deltagerlister – Hav styr på, hvem der er tilmeldt, og hvem der er mødt op.
• Frivillige på plads – Sørg for, at alle ved, hvad deres opgave er på dagen.
• Mad og drikke – Vær sikker på, at forplejning er klar og tilstrækkelig.
• Dokumentér – Tag billeder og små videoer, som kan bruges efterfølgende til markedsføring og hyggedeling.

 

Efter arrangementet

• Tak til deltagerne – Send en mail, læg opslag på sociale medier eller giv en personlig hilsen.
• Tak til frivillige – Anerkend indsatsen, og gør det klart, hvor meget deres hjælp betyder.
• Del resultaterne – Hvor mange deltog, hvad gik godt, og hvad vil I bruge evt. overskud til?
• Evaluér – Tag et kort møde med bestyrelsen og de frivillige: Hvad lærte I, og hvad kan gøres bedre næste gang?
• Gem materialet – Gem program, budget og erfaringer, så I har et godt udgangspunkt til fremtidige events.

En tjekliste, der skaber tryghed og overskud

Når I bruger en tjekliste, får I styr på detaljerne og frigiver energi til det vigtigste: At skabe en god oplevelse for deltagerne. Med planlægning, tydelige roller og små påmindelser undervejs kan I undgå stress og i stedet nyde arrangementet sammen med jeres medlemmer og gæster.