Billetsalg i foreningen: Hvilke muligheder findes der og hvad er smartest?

Mange foreninger arrangerer events – fra loppemarkeder og sommerfester til foredrag, koncerter eller sportsarrangementer. Men hvordan håndterer man bedst billetsalget? Nogle gange er det en kasse ved døren, andre gange en professionel løsning med online salg. Begge dele kan virke, men der er store forskelle i både praktisk arbejde, økonomi og overblik.

Her gennemgår vi de mest almindelige muligheder – og ser på, hvornår det ene er smartere end det andet.

 

1. Billetter ved døren – kontant eller MobilePay

Den mest enkle løsning er billetsalg ved indgangen. Det kan være kontant, via MobilePay eller begge dele.
Fordele:

• Nemt at sætte op – ingen tekniske løsninger kræves.

• God til små arrangementer, hvor gæsterne alligevel dukker op spontant.

Ulemper:

• Svært at vide, hvor mange der kommer (indkøb og forberedelse kan være udfordrende)

• Risiko for kø og kaos ved døren.

• Ikke særligt professionelt eller gennemsigtigt i forhold til regnskab

 

2. Forudbestilling manuelt (lister og bankoverførsler)

Nogle foreninger tager imod tilmeldinger på mail, Facebook eller SMS og beder folk overføre penge til en konto.
Fordele:

• Giver et vist overblik før arrangementet.

• Kræver ikke dyre systemer.

Ulemper:

• Meget manuelt arbejde med at holde styr på lister og betalinger.

• Risiko for fejl og dobbeltbookinger.

• Ikke særlig fleksibelt for deltagerne.

 

3. Integreret løsning i foreningens værktøj

En nyere mulighed er billetsalg integreret i foreningens administrationssystem.

Fordele:

• Alt samlet ét sted – billetsalg, medlemslister, kontingenter, møder, opgaver m.m.

• Mindre risiko for fejl og dobbeltarbejde.

• Data bliver i foreningen og kan bruges til fremtidige arrangementer.

Ulemper:

• Kræver, at foreningen bruger et digitalt værktøj.

• Kan koste et abonnement eller gebyrer – men sparer ofte tid andre steder.

Eksempel: Unioo tilbyder billetsalg direkte i systemet, så bestyrelsen har overblik over både deltagere og økonomi på samme tid. Billetterne kan sælges online via en offentlig profil, billettyper kan skræddersys, og billetter kan scannes i døren med en smartphone.

4. Online billetsystemer (billetplatforme)

Her bruger man en ekstern platform, hvor deltagerne selv kan købe billetter online – fx Billetto, Place2Book, NemTilmeld eller BilletFix.
Fordele:

• Let for deltagerne – de kan købe når som helst.

• Automatisk registrering og kvittering.

• Bedre overblik over salgstal og deltagerliste.

Ulemper:

• Nogle systemer tager gebyr pr. billet.

• Kan være unødvendigt for helt små og uformelle arrangementer.

Bemærk: Mange platforme er i dag gratis eller har lave gebyrer, så selv små foreninger kan have glæde af dem. Det handler mest om, hvor meget overblik og hvor lidt manuelt arbejde man ønsker.

5. De helt store spillere – Ticketmaster og lignende

Store platforme som Ticketmaster eller Billetlugen bruges til koncerter, festivaler og store sportsbegivenheder med tusindvis af billetter.

Fordele:

• Kan håndtere meget store mængder billetter.

• Professionelt set-up, markedsføring og support.

Ulemper:

• Høje gebyrer pr. billet.

• Komplekst system, som sjældent matcher behovet i en almindelig forening.

• Mest relevant, hvis I er medarrangører på store nationale events.

Derfor: For de fleste danske foreninger er de store systemer ikke relevante. De er ganske enkelt for tunge og dyre i drift.

Hvad er smartest?

Der er ikke ét rigtigt svar – det afhænger af jeres behov:

• Små, uformelle events: En kasse ved døren eller MobilePay kan være fint.

• Små og mellemstore events med behov for overblik: Online billetsystem kan spare tid og give tryghed.

• Gentagne små og mellemstore events: En integreret løsning i foreningens værktøj er ofte smartest – især når bestyrelsesarbejde og medlemsdata også kan være fordelagtigt.

• Meget store events (hundredvis/tusindvis af deltagere): Her kan de store spillere som Ticketmaster være relevante – men kun sjældent i en almindelig forening.

 

Gør det nemt – for både jer og deltagerne

Uanset hvilken løsning I vælger, er det vigtigste, at billetsalget er enkelt, gennemsigtigt og trygt – både for foreningen og for dem, der deltager. Når I gør det let at købe billet, øger I chancen for fuldt hus og glade gæster – og I sparer bestyrelsen for en masse praktisk bøvl.