Sådan planlægger I et succesfuldt foreningsevent

Et godt event kan samle medlemmer, tiltrække nye frivillige og styrke fællesskabet i jeres forening. Men et vellykket arrangement kommer sjældent af sig selv – det kræver planlægning, struktur og en smule tålmodighed. Her guider vi jer igennem de vigtigste trin, så I kan skabe et event, som både bestyrelsen og deltagerne husker med glæde.

 

1. Start med idéen og formålet

Spørg jer selv: Hvorfor holder vi dette event?
Vil I skabe synlighed i lokalområdet, tjene penge til foreningen, eller give medlemmerne en god oplevelse? Når formålet står klart, bliver det meget nemmere at tage beslutninger om alt fra budget til program.

Tip: Skriv formålet ned i et par sætninger. Det kan bruges i både planlægning og kommunikation.

2. Læg en realistisk plan

Sæt en tidslinje for, hvornår de forskellige ting skal være på plads:

• Booking af lokale, hal eller venue

• Frivillige på plads til praktiske opgaver

• Åbning af billetsalg

• Kommunikation til medlemmer og gæster

En simpel årsplan eller to-do-liste er ofte nok – bare alle ved, hvem der har ansvaret for hvad.

 

3. Lav et budget fra start

Et budget behøver ikke være avanceret. Skriv ned:

• Udgifter: Lokale, mad, musik, tryksager, markedsføring

• Indtægter: Billetter, sponsorer, tilskud, evt. salg af mad og drikke

Et godt råd er at lave to budgetter: ét optimistisk og ét forsigtigt. Så kan I bedre styre økonomien, selv hvis der ikke kommer helt så mange gæster som håbet.

4. Sørg for nemt billetsalg

Billetsalget er hjertet i mange events. Gør det nemt for deltagerne at købe billetter – gerne digitalt, så I slipper for manuelle lister og penge ved døren.
Digitale løsninger giver jer også overblik: Hvor mange har købt billet, hvor kommer de fra, og hvilke billetter sælger bedst?

Med Unioo kan billetsalg gøres nemt med online salg og scanning med smartphone i døren.

5. Kommunikation før, under og efter

Et event skal ikke kun planlægges – det skal også fortælles om. Brug både jeres egne kanaler og lokale medier:

• Før: Nyhedsbrev, opslag på sociale medier, plakater i lokalområdet, ambassadører

• Under: Billeder og små videoer, så deltagerne deler oplevelsen.

• Efter: Sig tak til deltagerne og fortæl kort om resultaterne – fx hvor mange penge der blev samlet ind.

Husk: Jo bedre I kommunikerer, jo lettere bliver det at tiltrække folk til næste event.

6. Husk frivillige og opgaverne

Et event kræver ofte mange hænder. Fordel opgaverne tidligt:

• Hvem står for billetsalg og indgang?

• Hvem sørger for kaffe og kage?

• Hvem tager imod gæster?

Når alle ved, hvad de skal, bliver oplevelsen sjovere for både arrangører og deltagere.

7. Evaluer og lær

Efter et event er det fristende bare at læne sig tilbage. Men brug en halv time på at evaluere:

• Hvad gik godt?

• Hvad kunne gøres bedre?

• Skal vi gentage eventet næste år?

Lav gerne en kort skriftlig opsamling – så er erfaringerne nemme at finde frem igen.

Den gode oplevelse i fokus

Et succesfuldt foreningsevent handler ikke om, at alt skal være perfekt. Det handler om at skabe en god oplevelse, som deltagerne husker – og som giver lyst til at komme igen. Med en klar plan, godt samarbejde og en enkel løsning til billetsalg står I allerede stærkt.